办公室岗位职责

办公室岗位职责
为了加强党风廉政建设，防止和克服不正之风及腐败现象，根据党风廉政建设有关文件，特制定本规定。 
一、办公室全体工作人员要加强党风廉政有关文件的学习，熟悉有关规定，不断提高廉洁自律的自觉性。 
二、不利用工作之便谋求任何特殊照顾。 
三，不收取他人礼品、钱财，不搞规定之外的收费。 
四，不借外出开会，学习之机进行旅游。 
五、不公车私用，公话私打，私信公发。 
六、不私客公请，在公务活动中，接待人员一般不陪餐。 
七、不得为其亲友在出具学历证明，办理各种证件，证明等方面 
谋取规定之外的特殊照顾。 
八，在公务经济活动中做到帐目清楚，手续符合规定，及时清理 
有关经济手续，不谋取私利。 
九，尽职尽责，搞好本职工作。 
打印室管理制度 
为加强打印室管理，使工作规范，有序、高效，更好地为学校中心工作服务，特制定本制度。 
一、打印室职能：打印、复印以学校名义向校外和校内发送的各种文件和材料及校办同意打印的有关材料。 
二、凡需打印、复印的各类文件、材料，须经办公室主任答字同意后，方可打印。不得接受没有校办主任签字同意的任何单位和个人的文件及材料。 
三、要本着高度的责任心，做到文件打印及时，准确，版面清晰、整洁。 
四、必须遵守保密纪律。打印完毕，文件及原稿要完整交回交印人校对。对打印后的废纸要及时销毁，不得传播、泄露尚在打印过程中的文件内容。禁止闲杂人员在打字室逗留，闲聊。 
五、要对打印的全部文件材料按单位，文号、标题、份数进行登记造册，重要文件要按类存盘保存。 
六、爱护设备，注意设备保养和维护，保证设备正常工作，保持打印室整洁和安全。 
办公室车辆及驾驶员管理制度 
车辆是学院公务活动的主要交通工具，为了更好履行服务作用，保证学校公务用车，特制定本规定。 
一、车辆调配： 
1、车辆应首先保证学校公务用车，本着“先紧急后一般，先校级后中层”的原则，合理调配。 
2、公务用车由办公室根据车辆情况予以安排。校内各单位因公用车，应填写“用车申请单”，经有关领导审查签字，办公室主任同意后予以安排。 
3、个人因私事用车、非业务范围以外的部门用车，在不影响学校公务用车的前提下，经办公室主任同意后，可以租用。租用车辆应填写“租用车辆审批表”，经管理部门和办公室审批并按规定交费后方可派车。 
二、车辆维修保养 
1、按规定做好车辆年度审验检修工作和日常例行保养。 
2、车辆出现故障需检修，由驾驶员向主管人员报告，指定人员和驾驶员一同外出修理。 
三、驾驶员工作纪律： 
1、遵守劳动纪律，按时上下班。上班前有出车任务者，按通知单要求出车；无出车任务者，应做好出车准备等待接受任务。 
2、驾驶员凭出车通知单(租车凭审批表和交费单)出车，无出车通知单不得出车。出车准时，保证安全。严禁酒后驾车。 
3、驾驶员随领导外出的活动听从领导安排，一般应随车等候不得参与与自己无关的公务活动，不得泄露领导间的谈话内容。 
4、不得刁难用户，不得私自答应无关人员乘车，不得利用工作之便私拉乘客获取收入。 
 
办公室库房管理制度 
一、学院办公室库房主要用于存放各类办公用品，礼品和其它公用物品。由办公室主任或其指定人员管理。 
二、对库房所有物品都要统一登记造册。物品的入库由库管人员按发票上的数量、规格清点，登记造册，并由缴库人员签字。 
三、管理人员要坚持原则，秉公办事，严格掌握办公用品的发放范围，凡涉及物品的领出均由领用人签名。 
四、库房内礼品等贵重物品的领用，需经办公室主任同意，库管人员不得擅自动用库房内的任何物品。 
五、库房物品要定期进行整理，核实，做到帐物相符，摆放有序便于存取。要保持库房通风，防火，防盗，防霉烂，保证库房的安全 
六，管理人员请假离岗，由办公室主任或其指定人员代管。若涉及物品进出，事后应向原库房管理人员书面说明。 
办公室考勤制度 
一、总则： 
1、办公室全体工作人员，必须热爱本职工作，认真完成职责范围内的各项任务，模范遵守学校的工作纪律，不迟到，不早退，不擅离职守，不在工作时间干私事。 
2、考勤内容包括按时到岗，坚守岗位和加班等情况．具体包括迟到，早退、事假、病假、旷工和加班等。 
3、请假必须事先履行请假手续，经批准后方可离岗，一般不得事后补假。因情况紧急来不及填写请假单者应电话向主任请假，返回后当天及时补填请假单。 
二、请假： 
1、请假必须填写请假单，按规定程序审批。请假单一式两份，一份留本科室，一份交兼职的考勤员。 
2、请病假须持校医院或县以上医院诊断证明方可请假，经主任审批同意，方可离开岗位。 
3、公休假、婚丧假、产假等国家规定的假均须履行请假手续，经主任审批同意后，按国家有关规定执行。 
4、请假期限将到，若要续请，必须提前一天办理续假手续，续假手续与请假手续相同。续假以一次为限。 
5、上班后在主任和考勤员处及时销假。提前返回，病事假按实际离岗时间计算。 
三、签到制度： 
1、上班实行签到制，上班后10分钟内为签到时间，超10分钟按迟到记录，提前10～20分钟下班按早退计算，迟到或早退30分钟以上者按旷工半天记。 
2、因工作原因不能按时签到者，本人写明原因，主任签署意见后，不作为迟到计算。 
3、因工作需要加班，经主任批准，方可按加班对待。 
 
办公室主任岗位职责 
一、主持办公室全面工作，拟定办公室工作计划，统筹安排办公室各项工作。 
二、主持草拟全校性工作计划、工作总结等公文。 
三、协助校级领导做好行政工作安排、各种会议安排、检查校级领导指示和会议决议办理情况及审核学校重要文件。 
四、协助校长了解学院有关全局性的情况和问题，组织处理亟待解决的重大问题和工作。 
五、根据校长指示，协助校领导检查和协调行政各处室工作。 
六、了解和研究国内外高等学枚管理经验，做好情况通报和信息交流工作。 
七、对上级单位和国内外重要函件，提出处理意见。 
八，负责审批办公室经费预算，经费支出，经费报销。 
九、组织处理校级领导交办的其它工作。 
办公室副主任岗位职责 
一、全面协助主任工作，参加起草学校行政工作计划、总结，通知及其它公文。 
二、分管相关办公室工作。 
三、协助主任做好上报公文文稿的审核工作，负责校内公文文稿的审批和审批打印工作。 
五、负责有关会议决议的政务事项的督查、督办工作。 
六、负责会同有关部门组织安排全校性大会和大型活动。 
七、协助主任做好办公室人员思想政治工作，加强作风建设，增强服务意识，提高工作质量。 
八、负责办公室人员考核工作。 
九、完成领导交办的其他工作。 
 
档案室主任岗位职责 
一、组织学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作方针、政策和法规，根据档案管理法规和上级对档案工作的要求，结合实际，制定档案管理工作的规章制度、发展规划和年度工作计划。 
二、做好档案工作人员的思想政治工作，加强作风建设，强化服务意识，提高工作效率和工作质量。 
三、负责按划定对查 (借)阅档案申请进行审批。 
四、负责健全专兼职档案员队伍，定期组织业务培训和总结评比工作。 
五、组织协调、监督、检查、指导各单位的档案管理工作，实现档案管理的划范化和标准化。 
六、负责与省高教系统档案学会与兄弟单位的联系和协作。负责接待上级部门领导和有关兄弟单位同行，组织对外业务交流，加强理论研究，不断改进档案管理工作。 
七、购置档案管理设备、装具，改善工作条件，提高计算机辅助管理水平，提高档案利用率。 
八、负责组织档案的鉴定与销毁。 
九、经常了解档案管理情况，针对存在问题，提出整改意见。负责向主管领导汇报工作。 
十、完成领导交办的其他工作。 
 
专职档案员岗位职责 
一、认真学习，宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律，法规，努力实现档案管理的规范化和标准化。 
二、督促，检查，指导各部门做好文件材料的形成、积累，整理、立卷，归档工作。检查，验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合质量要求。办好交接手续。 
三、认真做好案卷的整理、分类、登记建卡、编号上架等工作。做到库房管理科学，案卷排列整齐、主次分明、标志明确。 
四、积极开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，办理利用档案事宜，主动热情地做好服务。 
五、认真做好档案库房管理和安全防护工作，对库房进行安全防护检查，防止事故发生。对损坏变质的档案材料要及时采取措施，进行修补和复制。 
六、认真做好档案统计工作及档案鉴定，销毁的基础工作。对过期档案提出存、毁处理意见。 
七、坚守工作岗位。严格执行档案管理的各项规章制度。遵守保密制度和保密纪律，确保档案安全。 
八、负责所管范围各项管理制度的制定和修改的起草工作。 
九、认真学习档案业务知识，钻研档案理论；负责对兼职档案员进行业务培训；积极参与档案协作组，学会活动，进行工作经验和学术交流。 
十、完成领导交办的其他工作。 
 
外事办公室工作人员岗位职责 
一、认真贯彻党和国家外事工作方针政策，高质量做好各项外事工作。 
二、负责外事办对外文件，信函的起草，报送，收集，整理和归档。 
三、协助主任做好外籍文教专家的聘请工作及日常管理、教育工作。特别要做好安全和我国法律及国情教育工作。 
四、负责外教公寓设施的管理，与有关部门联系，及时解决外教公寓设施维修及生活方面的实际问题。 
五、办理外事接待工作，安排外专的生活、旅游、休假及节日活动。 
六、协助主任办理公派留学人员，出国团组，出国进修，讲学人员的出入境手续，因公因私出国人员相关文件资料的管理及国情教育。 
七、做好对外合作办学，教师及学生对外交流的具体工作。 
八、承担外事活动的口译，外文资料的笔译。 

九、负责外专有关证件办理，外专工资发放，外专合同管理及办公室日常事务工作。 
十、完成领导交办的其他工作。 
 
文字机要秘书岗位职责 
一、根据校领导及办公室领导的要求，负责起草有关公文，工作计划 (总结)及有关决定，报告、校内通知、通告，布告等：根据领导指示参加有关会议，做好会议记录，必要时整理出会议纪要并做好保密工作；负责文件的校对工作。 
二、经常了解学校的工作计划和校务会议决议贯彻执行情况及时全面地向领导汇报。负责重要文件，会议决议，领导批示的督办工作。 
三、了解各系统，科室行政工作情况，收集、整理学校各种信息资料，以备领导查阅、参考；协助搞好全校综合统计。 
四、协助领导草拟，修改全校性规章制度，处理日常事务性工作 
五、做好学校大事记录，承担党政机要文件的收发工作。 
六、把好文字关。对需秘书起草，修改的文字材料，要认真负责一丝不苟。 
七、做好办公室和所属卫生区域清扫及日常保洁工作。 
八、完成办公室领导交办的其他工作。 
 
行政秘书岗位职责 
一、负责上级机关和有关单位来文的接收登记、传递，催办和管理、归档工作。公文处理做到及时、准确，安全、保密，文件运转迅速，催办及时。 
二、负责指导督促，检查各部门文书的文件管理和保密工作，发现问题及时向领导汇报。负责重要文件、会议决议、领导指示的督办工作。 
三、负责上报文件的编号，审查文件是否符合现行公文要求，办理程序是否规范。 
四、负责学校、办公室，校长印章的保管和使用；按规定出具学校介绍信，并做好存根的保存；负责全校各部门印章的刻制，启用，更换及归档。 
五、负责办公室的办公用品、文具的采购和发放以及内务工作。 
六、负责接待上级机关，来宾，来客、群众来访工作。 
七、负责因公出差申报登记工作。 
八、做好办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。 
九、完成办公室领导交办的其他工作。 
 
事务秘书岗位职责 
一、事务秘书全面负责校办所属会议室，相关清洁区以及院领导办公室卫生保洁工作。 
二、负责保管上述各会议室的物品及具维护工作。 
三、负责外教公寓室内设备，物品管理及定期清洁、保养。 
四、负责会议室及院领导的开水供应工作。 
五、负责经办公室批准的各种会场的布置及清理工作。 
六、完成领导交办的工作任务。 
 
打印员岗位职责 
一、负责打印手续齐全的学院文件和有关材料，做到准确、清晰整洁，及时，严格把握公文格式。 
二、负责保管和维护打印设备及其附件，负责保管打印所用的各种消耗材料，以及为其工作配发的各种工具。 
三、负责向领导反映设备的维修项目，经设备管理部门批准后负责监督维修及安装并进行验收。 
四、做好打印有关统计工作。 
五、做好打印室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。 
六、完成办公室领导交办的其他工作。 
 
驾驶员岗位职责 
一、自觉遵守国家的政策，法令，遵守学院、院办公室的规章制度。 
二、树立安全第一的思想，自觉学习和遵守“道路交通管理条例’“城巾交通规则’。 
二、服从办公室的工作安排，随时做好出车准备工作。 
四、爱护车辆，自觉做好车辆的日常例行保养，按期完成年度审验检修工作。 
五、自觉珍惜姆料，油料，材料，搞好增收节支。 
六、不开隐患车，自觉做到出车前勤检查，平时勤调整、勤保养，勤清洗，保持车况整洁完虾。 
七、服务态度端正，按用户要求准时出车，热情，主动为用户做好服务． 
八、配合学院设备管理部门和设备管理员做好车辆状况定期检查工作。 
九、做好车库，驾驶员办公室和所属卫生区域的清扫及日常保洁工作。 
十、完成办公室领导交办的具他工作。 
 
关于重要文件、会议决定(议)、领导批示的督办程序 
(试行) 
一、关于重要文件的督办程序 
(一)重要文件是指中央，国务院，省委，省政府，省委教工委，省教育厅等上级机关及学校党政制发的，应全面贯彻落实的有关方针政策方面的文件及其它明确要求报告贯彻执行情况的文件。 
(二)凡重要文件，党办，校办(以下简称办公室)要分别立项。根据文件内容要求，组织、协调或责成有关部门进行全面认真地贯彻落实。 
(三)办公室应把重要文件的具体内容分解立项，以“决议执行情况反馈表”格式明确贯彻执行情况的时限要求，发往有关部门。 
(四)各有关部门要按照文件精神逐项贯彻落实并在时限范围内对贯彻重要文件的情况，至少进行一次自查。在此基础上向办公室回执“决议执行情况反馈表”，办公室根据需要可进行全面检查或部分抽查。 
(五)对只涉及某一个方面的工作，或明确指向此项工作主管部门的重要文件，由办公室负责督促，协调，由该部门负责向上级主管领导报告结果，并抄报办公室备案。 
(六)办公室将对全校贯彻落实重要文件的情况和督查结果情况，适当时进行通报。 
二、关于党委会，校务会的决定 (议)事项的督办程序 
（一）党委会 (或党委扩大会)，校务会研究决定的重大问题，根据需要。由办公室以会议纪要格式，送党委书记、校长审定后，下发关单位或部门贯彻落实。 
（二）形成纪要的重大事项和未形成纪要的重要决定，办公室均应对贯彻执行的情况进行督查。 
（三）党委会，校务会决定的事项的督办，由办公室提出拟办意见后分别经党委书记、校长审阅同意后，方可立项督办。 
（四）凡列入督促检查范围的事项，办公室应及时通知承办单位。 
通知方式应采用以下三种方式中的一种： 
1、以通知的形式下发。 
2、向有关单位发“决议执行情况反馈表”。 
3、电话通知或当面交办。交办事项应明确：会议时间、具体事项完成时限，报结要求，并记载详细情况。 
（五）凡明确完成日期和报告时限的，承办单位应按期办结。特殊情况经请示主管领导批准后，方可适当延期。 
（六）凡上报的报告与“决议执行情况反馈表”均由办公室负责收文、归档。 
（七）党委会，校务会决定事项的督促，检查情况，办公室每学期以适当形式通报一次。 
三、关于党，政专题会议决定，决议贯彻执行情况督促检查办法 
（—）党，政专题会议是以党，政名义召开的某项专题性会议。对会议形成的决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况，均应进行检查，搞好情况汇总，及时向主管领导报告。 
（二）专题会议决定，决议或讨论通过的文件贯彻执行情况的督查，由有关职能部门提出意见及要点，经办公室审核后执行，具体督查工作以部门为主，办公室可派人参与。执行情况由部门负责汇总上报。 
(三)督查工作一般应于会议召开后十五天开始。会议有明确要求的按会议决定办。 
(四)贯彻会议精神情况，应通过各种渠道及时反映。保密性强内容可送党，政领导传阅。有些重要情况可通过信息渠道按一定程序向上级主管部门反映。 
四、关于领导批示件的督办程序 
(一)领导批示件是指学院党，政领导批示要求办理的有关事项，领导批示件分要办理结果和不要办理结果两种情况。 
(二)要办理结果批示件的办理 
1、凡要办理结果的批示件，由办公室登记和视内容提出办结时限后，转有关单位办理，并适时由承办单位向办公室汇报办理情况。 
2、批示件办结后，承办单位应及时写出办结报告，送交办公室。 
3、办结报告由办公室审查后，对办理不彻底或处理不当的，应中报告退回承办单位补充办理；合格的可将办理结果摘要或直接呈送韦关领导阅示。 
4、领导批示件办结后，由办公室年终统一将有关资料归档。 
(三)不要办理结果的批示件的办理，由办公室登记后，转承办单位功理，并由办理单位将办理结果告知有关单位或个人